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Conceitos

Atualizado em 05/12/2016 Link permanente Índice

A criação e implementação de qualquer rotina de automação se dá por meio da observação do mundo real. Quando identifica-se uma tarefa repetitiva e, exatamente por isso, sujeita a erros, pode existir benefício em automatizá-la.

O eDok Ingest não escapa dessa origem. Ele é fruto da nossa observação, ao longo de mais de 10 anos, dos mais variados processos de admissão de documentos em massa, nos mais diversos ambientes e processos.

Nossa observação desse aspecto operacional, comum a praticamente todas as situações do mundo real, nos direcionou para alguns conceitos que governam o modo como o eDok Ingest nasceu e é implementado. São eles:

  1. Digitalizar documentos é uma tarefa simples que ou é pouco compreendida por quem não faz com frequência, ou tem seus parâmetros técnicos desconhecidos ou ignorados por quem faz.
  2. Como a técnica é pouco conhecida ou pouco compreendida, falha quando é necessária.
  3. Um conjunto mínimo de metadados primários disponíveis imediatamente são mais importantes e eficientes para identificar e localizar documentos do que todos os metadados secundários.
  4. Os metadados secundários são convenientes, mas não são essenciais.
  5. Metadados secundários estão espalhados em lugares diferentes, nem todos disponíveis em tempo integral.
  6. Lugares diferentes necessitam de modos uniformes de integração para tornarem-se fontes úteis de metadados secundários para identificar documentos.
  7. Todas as afirmações acima, uma vez unidas, possibilitam ganhos de escala. Separadas, não.

Este documento é despretensioso quanto a comprovar as afirmações acima como verdades absolutas. No entanto, o eDok possui um fato concreto para dar crédito e continuidade a elas: 100% dos clientes que adotaram o eDok Ingest experimentam benefícios substanciais em suas operações com os ganhos de eficiência, escala e produção e com as reduções de recursos e falhas nos processos que envolvem a digitalização de grandes volumes de documentos.

A propósito, cabe aqui quantificar o que chamamos de “processos que envolvem a digitalização de grandes volumes de documentos”: qualquer operação que necessite digitalizar regularmente mais de 100 documentos por dia. Não é incomum dentre nossos clientes uma média de 1.000 documentos por dia, por cliente, cada documento com dezenas de páginas. Alguns desses clientes ultrapassam muito esta média.