Guia de Migração

Em março de 2023 lançamos a primeira versão de produção da geração atual do eDok. Esta nova geração é o resultado de quase 20 anos de experiência com Gestão Eletrônica de Documentos (GED), três anos de desenvolvimento, testes e milhares de horas de esforço para trazer a você, cliente eDok, uma verdadeira revolução.

O momento de embarcarmos seu negócio na revolução eDok chegou!

Este guia detalha o processo de migração da geração anterior para a geração atual do eDok. Ele se destina a administradores, gestores e usuários dos clientes eDok.

Motivação

A geração atual do eDok é um produto inteiramente novo, feito do zero, sendo que nenhum código ou modelo de dados foi aproveitado da geração anterior. Optamos por este caminho para possibilitar que o novo eDok possa:

  1. Fornecer, a rigor, as mesmas funcionalidades que os clientes e usuários eDok já estão habituados;
  2. Tirar proveito das tecnologias e práticas mais avançadas e seguras atualmente;
  3. Continuar sua evolução nas próximas décadas.

Como os novos modelos de dados não são retrocompatíveis com os da geração anterior, uma migração torna-se obrigatória para compatibilizá-los.

Processo

A migração ocorrerá mediante um processo padronizado para todos os clientes, seja para os que estão na nuvem ou on-premises. Este processo consiste nas seguintes etapas:

  1. Equipe eDok entra em contato com os clientes informando o início da migração;
  2. Um ambiente eDok da geração atual inteiramente novo é provisionado, mas o da geração anterior continuará ativo;
  3. A rotina de migração inicial é executada. A depender do tamanho do repositório, este processo poderá levar dias;
  4. Ao final da migração inicial, o cliente receberá um relatório com as informações relevantes do novo ambiente. O prazo de 30 dias para desativação do ambiente antigo começa a contar a partir deste evento;
  5. Com o relatório da migração inicial em mãos, o cliente inicia a validação do repositório no novo ambiente;
  6. Enquanto o cliente efetua a validação, a rotina de migração rodará uma vez ao dia pelos próximos 30 dias para migrar novos documentos eventualmente criados no ambiente da geração anterior.
  7. Cliente efetua a conclusão da migração para o novo ambiente (altera URLs, contas e chaves de acesso nos dispositivos e aplicações que se integram ao eDok);
  8. 30 dias após o término da migração inicial (passo 4 acima), o ambiente da geração anterior será destruído. Este processo é definitivo e irreversível.
  9. Migração concluída.

Custo Zero

A migração para a nova geração não acarretará custos adicionais ao cliente eDok. Todo o processo é gratuito e será fornecido como parte do nosso empenho em prover um serviço de excelência aos nossos clientes.

Em função de como os documentos e backups são armazenados no ambiente da geração atual, poderá haver um ligeiro incremento no uso de armazenamento em relação à geração anterior. Caso isso ocorra, cobranças adicionais poderão incidir a partir da fatura seguinte após a migração.

Migração

A migração é uma tarefa composta de várias etapas concebidas para reduzir o impacto aos usuários internos ou externos do eDok em sua organização. Essas etapas são descritas detalhadamente abaixo.

Preparação

Antes de iniciar a migração, RECOMENDAMOS VEEMENTEMENTE que administradores, gestores e usuários do eDok leiam em sua totalidade os Manuais da Geração Atual do eDok. Encorajamos utilizar estes manuais para compor e ministrar treinamentos aos colaboradores utilizando nosso ambiente de demonstração. Também recomendamos verificar a compatibilidade dos sistemas operacionais e navegadores suportados pela geração atual do eDok.

Não fornecemos serviços de treinamento, projeto e implantação.

Compatibilidade

Em função das atualizações de diversos recursos no novo eDok, poderão existir incompatibilidades com os sistemas operacionais e navegadores em ciclo de suporte estendido ou encerrado.

Especialmente no que tange as APIs DocView e ViewDocs e a integração do Philips® Tasy, recomendamos que estas funcionalidades sejam testadas no ambiente de demonstração. Caso encontre incompatibilidades, atualize os sistemas operacionais e navegadores nos sistemas que se integram ao eDok.

Informações Migradas

As informações migradas da geração anterior para atual são:

  • Configurações: apenas as configurações requeridas pela geração atual;
  • Grupos: os grupos da geração anterior serão migrados para funções com permissões associadas de modo conservador, ou seja, o menor conjunto de permissões possíveis para fornecer as funcionalidades requeridas;
  • Usuários: os usuários migrados terão o email e o nome completo dos usuários existentes, e será gerada uma senha aleatória para acesso seguindo os novos requisitos da geração atual;
  • Tipos de Documentos: tipos de documentos com seus respectivos identificadores;
  • Repositório: pastas e documentos com todos os seus identificadores, metadados e assinaturas preservados.

Para preservar metadados e assinaturas do documento original, a migração dos documentos ocorre obrigatoriamente com a opção Arquivar Original habilitada. Isto pode fazer com que a conformidade do documento migrado seja Nível 0, uma vez que a estrutura de metadados difere de uma geração para outra. A compatibilização deste aspecto modificaria o documento original, invalidando eventuais assinaturas digitais existentes. Esta característica da migração não implica na conformidade ou não do documento migrado.

Regras e Exclusões

Procedimentos relativos a processos e parâmetros internos dos clientes não são cobertos pela migração. Por exemplo: parametrização de impressoras e/ou scanners (incluindo multifuncionais), scripts de FTP, fluxos operacionais e tudo o mais que envolva a operação interna do cliente.

As seguintes regras e exclusões se aplicam à migração:

  • Grupos e permissões: alguns grupos e permissões anteriores seguem um mapeamento fixo para o novo modelo de funções e permissões;
  • Usuários Ignorados: os antigos usuários admin, guest, sysint e tasy são ignorados;
  • Funções Permitidas: as antigas listas de permissões (ACLs) serão migradas como funções permitidas nas pastas da raiz do repositório. Nas pastas e documentos mais profundos, as funções permitidas serão herdadas;
  • Tipos de Documentos Ignorados: o antigo tipo de documento default é ignorado;
  • Código do Tipo: caso exista um tipo de documento antigo com código repetido, o novo código do tipo será criado com o sufixo M, por exemplo: RG antigo será gerado como RGM se já existir um tipo cadastrado como RG no novo ambiente;
  • Arquivos Órfãos: itens de documentos do repositório antigo cujas pastas ou arquivos PDF foram apagados serão ignorados;
  • Propriedade de Migração: pastas que não sejam da raiz e documentos migrados recebem uma propriedade com o ID do respectivo item antigo. Esta propriedade pode ser utilizada para conciliar a migração, mas será removida quando todos os clientes forem migrados;
  • Outros Itens Ignorados: ACLs, logs de auditoria e certificados digitais dos usuários no ambiente antigo são ignorados.

Registros

Registros de sistema e atividades são produzidos pela migração para evidenciar todas as operações. Além disso, logs completos da rotina de migração são gerados e salvos para envio aos clientes. Veja um exemplo:

[2023-07-17T18:36:40.337266-0300] [II] eDok Migrate started
[2023-07-17T18:36:40.338810-0300] [II] Migration origin: exemplo.edok.com.br
[2023-07-17T18:36:40.339313-0300] [WW] Requested migration up to 10 documents (for testing purposes)
[2023-07-17T18:36:40.339780-0300] [II] FULL MIGRATION: settings, groups, users, root folders, document types and documents
[2023-07-17T18:36:44.859297-0300] [II] Legacy database connected and replied properly
[2023-07-17T18:36:44.860096-0300] [II] Charset conversion check
[2023-07-17T18:36:44.860529-0300] [II] - Source string in ISO-8859-1: Usuário
[2023-07-17T18:36:44.860982-0300] [II] - Converted string to UTF-8  : Usuário
[2023-07-17T18:36:44.861422-0300] [II] Migrating settings
[2023-07-17T18:36:45.491994-0300] [II] - API settings migrated
[2023-07-17T18:36:45.492502-0300] [II] Migrating groups into roles
[2023-07-17T18:36:46.131929-0300] [II] 1/2 - Group migrated to role: Usuário (group ID 3, role ID 2, slug 'user', level 1)
[2023-07-17T18:36:46.181100-0300] [II] 2/2 - Group migrated to role: Gerente (group ID 4, role ID 3, slug 'manager', level 2)
[2023-07-17T18:36:46.181621-0300] [II] Migrating users
[2023-07-17T18:36:47.162331-0300] [II] 1/3 - User migrated: user1@edok.com.br/vihydse&7AjfeCX (ID 1, role 'admin', level 3)
[2023-07-17T18:36:47.272801-0300] [II] 2/3 - User migrated: user2@edok.com.br/FuUHONP@gyevVxy (ID 2, role 'manager', level 2, perm IDs 5-6-7-8-9)
[2023-07-17T18:36:48.445931-0300] [II] 3/3 - User migrated: user3@edok.com.br/8cqzGfM%gunClXQ (ID 3, role 'user', level 1)
[2023-07-17T18:36:49.698802-0300] [II] Migrating root folders
[2023-07-17T18:36:50.337381-0300] [II] 1/2 - Root folder migrated: Assistencial (legacy ID 4, new ID 1, parent ID 1, role 'manager)
[2023-07-17T18:36:50.372423-0300] [II] 2/2 - Root folder migrated: Educacional (legacy ID 44294, new ID 2, parent ID 1, role 'user)
[2023-07-17T18:36:50.553953-0300] [II] Migrating document types
[2023-07-17T18:36:55.969722-0300] [II] 1/4 - Document type 'Ficha de Internação' already exists with ID 1, skipping
[2023-07-17T18:37:30.598484-0300] [II] 2/4 - Document type 'Legado' already exists with ID 2, skipping
[2023-07-17T18:37:31.240857-0300] [II] 3/4 - Document type migrated: Provas (ID 3, code PR)
[2023-07-17T18:37:31.882426-0300] [II] 4/4 - Document type migrated: Secretaria (ID 4, code SE)
[2023-07-17T18:37:31.893337-0300] [II] - Migrated document type ID sort order: 1,2,3,4
[2023-07-17T18:37:32.488823-0300] [II] Migrating 1631248 documents in chunks of 100 each
[2023-07-17T18:37:33.389056-0300] [II] - Processing chunk 00001/16313
[2023-07-17T18:37:45.861853-0300] [II] 0000001/1631248 - Document FI00001 migrated (legacy ID 3, new ID 32, parent ID 3, took 12.47s)
[2023-07-17T18:38:11.182552-0300] [II] 0000002/1631248 - Document FI00002 migrated (legacy ID 4, new ID 34, parent ID 4, took 25.32s)
[2023-07-17T18:38:31.966340-0300] [II] 0000003/1631248 - Document FI00003 migrated (legacy ID 5, new ID 36, parent ID 5, took 20.78s)
[2023-07-17T18:38:38.779230-0300] [II] 0000004/1631248 - Document FI00004 migrated (legacy ID 6, new ID 38, parent ID 6, took 6.81s)
[2023-07-17T18:39:09.039031-0300] [II] 0000005/1631248 - Document ZZ00001 migrated (legacy ID 7, new ID 40, parent ID 7, took 30.26s)
[2023-07-17T18:39:15.531711-0300] [II] 0000006/1631248 - Document ZZ00002 migrated (legacy ID 8, new ID 42, parent ID 8, took 6.49s)
[2023-07-17T18:39:25.650008-0300] [II] 0000007/1631248 - Document PR00001 migrated (legacy ID 9, new ID 44, parent ID 9, took 10.11s)
[2023-07-17T18:40:11.697123-0300] [II] 0000008/1631248 - Document PR00002 migrated (legacy ID 10, new ID 46, parent ID 10, took 46.04s)
[2023-07-17T18:40:18.853013-0300] [II] 0000009/1631248 - Document SE00001 migrated (legacy ID 11, new ID 48, parent ID 11, took 7.15s)
[2023-07-17T18:41:24.658894-0300] [II] 0000010/1631248 - Document SE00002 migrated (legacy ID 12, new ID 50, parent ID 12, took 65.80s)
[2023-07-17T18:41:24.659828-0300] [WW] Migrated the requested 10 documents (for testing purposes), finishing up
[2023-07-17T18:41:24.660852-0300] [II] Documents migration stats: 10 migrated, 0 already exist, 0 orphan, 0 not found, 0 processing error, total 10
[2023-07-17T18:41:24.662520-0300] [II] eDok Migrate finished

Validação

Após a conclusão da migração inicial, encorajamos os clientes a validarem as seguintes informações, comparando com o ambiente antigo:

  1. Funções e permissões;
  2. Funções permitidas nas pastas da raiz do repositório;
  3. Usuários e detalhes das contas;
  4. Tipos de documentos;
  5. Pastas e documentos migrados;
  6. Funcionamento das integrações.

Utilize os registros fornecidos para validar a migração.

Conclusão

Após validar os dados migrados, a conclusão da migração requer a alteração de configurações em dispositivos e sistemas. São elas:

  1. Nos scanners e servidores de digitalização, alterar o endereço FTP. O novo endereço é informado diretamente ao cliente;
  2. Nos sistemas que se integram ao eDok, atualizar as requisições de API com eventuais novos parâmetros configurados;
  3. Distribuir detalhes de acesso (email/senha) aos usuários. Recomendamos que eles troquem as senhas geradas por novas;
  4. Usuários que assinam documentos devem instalar seus certificados digitais;
  5. Informar ao nosso suporte técnico que os processos internos foram concluídos até 30 dias após o término da migração inicial.

30 dias após o término da migração inicial, o ambiente da geração anterior será destruído. Este processo é definitivo e irreversível.

Suporte

Durante todo o processo de migração, nosso suporte técnico estará de prontidão para auxiliá-lo quando necessário. Conte conosco para uma transição tranquila.

Fim da Geração Anterior

A geração anterior será descontinuada ao fim do primeiro semestre de 2025.

Uma vez descontinuada, a geração anterior do eDok não receberá mais suporte técnico e manutenções. Até lá sua documentação estará disponível para referência no endereço https://old.edok.com.br.

Continuando...

Parabéns! Você concluiu o Guia de Migração. Para conhecer os detalhes da evolução do eDok, consulte o Registro de Versões.

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